¡Facilita la comunicación de la farmacia con tus clientes! Configura el WhatsApp en 10 pasos y utilízalo para la gestión de encargos

Siguiendo con la estrategia de diferenciarte de tu competencia, vamos a realizar una serie de posts en los que te damos las claves para ofrecer un “servicio distinto” a tus clientes a través de la gestión de encargos en tu farmacia. La clave es utilizar el WhatsApp como “ese gran aliado” para la comunicación con tus clientes. La pandemia nos ha dejado claro que algo tenemos que cambiar.

Previamente y para dejarlo claro desde el principio, el WhatsApp en tu farmacia no se puede utilizar para cualquier cosa.

Tienes que enfocarlo a:

  • Informar, como por ejemplo temporada de vacunas.
  • Aconsejar, por ejemplo novedades en la utilización de algún producto en ámbitos estacionales, piojos, resfriados, etc.
  • Ayudar y facilitar las compras a tus clientes, ahorrarles tiempo y desplazamientos. Por ejemplo en lo que te proponemos en este post: la gestión de encargos.

⚠️ Importante: En ningún caso se puede utilizar para fomentar el uso y consumo de medicamentos.  

Resumiendo: el objetivo es crear una estrecha relación entre el cliente y tu Farmacia a través de esta magnífica herramienta.

Si quieres saber cómo… continua leyendo.

Proceso que tienes que seguir para ofrecer a tus clientes la “gestión de encargos” por WhatsApp.

Vamos a ofrecerte durante una serie de post, los pasos concretos que tienes que seguir.

Si «te urge» poner en marcha este servicio, ponte en contacto con nosotros y te enviamos toda la información para que puedas habilitarlo cuanto antes.

Paso 1. Empezamos por el final

Una vez que lo tengas todo preparado, elabora el mensaje que aparecerá en tu web, redes sociales, cartelería, etc…

Paso 2. Fases a seguir para ofrecer este servicio.

No te puedes saltar ninguna.

Fase 1. Estrategia

Paso 1) Establece de forma sencilla la estrategia de WhatsApp en tu farmacia

  • Análisis de riesgos y puntos críticos.
  • Mapa de experiencias.
  • En que “apartados” de tu “mapa de experiencias” lo vas a utilizar.

Paso 2) Establece la estrategia de comunicación

  • Establece y gestiona el “Perfil de negocio” como farmacia

Paso 3) Haz una “radiografía” con datos de la gestión de encargos actual en tu farmacia.

  • ¿Cuántas dudas resuelves? Tiempo estimado y tiempo dedicado.
  • ¿Cuántos encargos te hacen un “día normal”?
  • Tipos de clientes y tipos de canal.
  • ¿Cómo los gestionas? ¿Sistemática controlable?
  • ¿Cuántos de esos encargos se quedan sin vender?
  • ¿Cuántos tienes que devolver?
  • ¿Cuantos errores tienes en la preparación?
  • ¿Cuántas faltas en stock que NO te permiten cumplir plazos?
  • Errores de comunicación. Gestión de turnos.
  • ¿Cuánto suponen contra la facturación?
  • ¿Cuánto suponen contra los clientes?
  • ¿Cuántos clientes has perdido por una mala gestión?
  • ¿Cuantos clientes nuevos has conseguido por una buena gestión?
  • ¿Qué objetivos nos ponemos para este servicio?

Fase 2. Instalar WhatsApp

Paso 4) Recursos necesarios. WhatsApp Business. Claves de instalación.

  • Aspectos legales de su uso.
  • Catálogo de productos.
  • Asociar medios de pago. *En breve desde el propio WhatsApp*.

Paso 5) Tareas previas a realizar

  • Sensibilizar a tu equipo.
  • Entrenar el proceso.
  • Crear base de datos segmentadas de clientes.
  • Generar listas de difusión.
  • Preparar mensajes tipo con plantillas.

Fase 3. Configurar WhatsApp en tu farmacia

Paso 6) Desarrollar la política de uso del WhatsApp en tu farmacia.

  • Mapa de tareas y responsables.
  • Plantilla de consentimiento informado y comunicación.

Paso 7) Desarrollar plantillas de comunicación de este servicio

  • Actualizar la imagen en los distintos canales que utilicemos para llegar a nuestros clientes.

Fase 4. ¿Todo listo? Actividad crítica

Paso 8) Realizar una prueba piloto

  • Sacar conclusiones para optimizar la operativa.
  • Controlar-testear el mapa de tareas.
  • Controlar-testear el mapa de responsables.

Infórmate sobre nuestro curso online. Te formamos sobre esto y muchas cosas más.

Fase 5. Sin improvisar

Paso 9) Desarrollar toda la operativa del servicio

Fase 6. Controla el rendimiento

Paso 10) Establecer la sistemática de control de objetivos de este servicio

  • Satisfacción de clientes.
  • Indicadores de control.
  • Acciones de mejora.

Si sigues los pasos que te indicaremos en los sucesivos post, conseguirás que la gestión de encargos a través de WhatsApp sea una realidad en tu farmacia y que la “experiencia de compra de tus clientes” mejore de forma notable.

Pero eso ya será otra historia para otro día…

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