¿Seguro que tienes controladas todas las tareas que hay que realizar en tu farmacia?

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En un post anterior sobre cómo organizar las tareas de forma eficaz, nos hicimos una pregunta clave para gestionar bien tu farmacia:

¿El volumen de trabajo diario ocasiona que se olviden” pequeñas tareas” que a corto plazo me generan incidencias o más bien problemas?

La experiencia con las farmacias que han realizado nuestro curso práctico es que .

¿Cuál es el sistema que proponemos entonces, para organizar las tareas?

Una vez que los pasos 1 y 2 ya están hechos, es importante contrastar que todas las tareas que especifican que hacen cada una de las personas que trabajan en mi farmacia con las que realmente se hacen entre todos, son las que se necesitan ejecutar para que no se generen incidencias o problemas.

Si ya has puesto en práctica este «ejercicio» en tu farmacia, te damos las claves para que puedas comprobar que no se te escapa ninguna tarea por controlar.

Paso 3. Identificar las Áreas de Gestión en tu farmacia y sus principales tareas

Te lo desglosamos cada uno de las áreas de gestión:

Gestión de clientes

  • Tareas de atención al cliente
  • Tareas de gestión de reclamaciones
  • Tareas asociadas a tu sistema de fidelización
  • Tareas relativas a gestionar la calidad en la atención
  • Tareas relativas a medir como realizas la gestión de tus clientes

Aprovisionamiento e inventario

  • Tareas que manejan y controlan tu inventario
  • Tareas relativas a los pedidos en almacén
  • Tareas que organizan la gestión de proveedores
  • Tareas que te permiten medir la situación de tu inventario

Presupuestos y finanzas

  • Tareas que permiten confeccionar tu presupuesto anual
  • Tareas que permiten planificar tu plan de acción
  • Tareas que permiten controlar los cobros y pagos
  • Tareas que te permiten medir este ámbito económico

Gestión de ventas

  • Tareas que nos permiten realizar el seguimiento y control de los objetivos que nos pongamos

Gestión de personas

  • Tareas que nos permiten controlar todo el enfoque de personas que tengamos en la farmacia
  • Selección
  • Acogida
  • Perfiles, organización y funciones
  • Timing semanal en mostrador y gestión
  • Gestión de altas y bajas
  • Medir satisfacción

Gestión de marketing

  • Tareas que nos permiten «comunicar» a nuestros clientes, quienes somos, por qué pueden confiar en nosotros y que les ofrecemos
  • Gestión de categorías
  • Canales origen del Cliente
  • Satisfacción
  • Investigación comercial
  • Plan de comunicación
  • Recuperación de clientes
  • Servicios que ofrecemos
  • Cuidar la imagen que ofrecemos (Branding)

Ámbito técnico

Tareas que de alguna manera u otra están sujeta a algún tipo de normativa que hay que cuidar al máximo:

  • Elaboración de fórmulas
  • Legislación aplicables (Inspección)
  • Dispensación de medicamentos
  • Preparación de SPD
  • Farmacovigilancia
  • Promoción de salud
  • Formulación homeopática

En este ámbito, la lista se puede alargar o acortar, dependiendo delo que ofrezcas en tu farmacia.

Te proponemos una Actividad para que pongas en práctica en tu farmacia lo aprendido en este artículo:

  • Vuelca todas las tareas en una plantilla, que habéis aportado cada persona que trabaja en la farmacias.
  • Clasifícalas por las áreas de gestión que te hemos propuesto (agrupación por bloques).
  • Comprueba qué áreas de gestión «no tienen» las tareas suficientes, para hacerlo bien.
  • Identifica quién tendría que hacer esas tareas en tu farmacia, para que actualicen su lista en concreto.

Lo siguiente será especificar cómo se hacen ciertas tareas muy críticas en tu farmacia, para que las haga quien las haga, se hagan siempre de la misma manera.

Pero eso será ya otra historia, para otro día…


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