Reduce los niveles de stock de tu farmacia con seguridad, claves para optimizar tu almacén III

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Seguimos con nuestra serie de post relacionados con el ámbito de la gestión de almacén e inventarios de farmacia. Hace unas semanas comenzamos con una breve introducción al método ABC, después vimos cómo detectar productos de alto valor en nuestro “stock ciego” y planificar acciones para disminuirlo.

Hoy abordaremos cómo reducir con los niveles de stock de nuestra farmacia con seguridad.

Paso 1. Sensibilizarse con la necesidad de cambio

Hoy la gestión del stock se ha convertido en el problema común de muchísimas farmacias. Años atrás las boticas comercializaban sus productos con mayor facilidad y sin tanto esfuerzo, con la consecuencia de almacenar productos sin temor y con escaso control.

Los titulares y responsables de la gestión de la oficina de farmacia no se veían en la tesitura de realizar análisis concienzudos con datos precisos, sin embargo, ahora esto se ha vuelto imprescindible.

Paso 2. Comprender el impacto del stock en la rentabilidad

La rentabilidad es clave en una farmacia, como lo es en cualquier empresa sustentada por una fuente de ingresos y una estructura de gastos. A fin de cuentas, estamos hablando del mismo mecanismo operativo y así debemos verlo desde el punto de vista de la gestión.

¿Cuál es el impacto del stock sobre la rentabilidad?

Es una relación tan cotidiana que a veces no somos conscientes de la implicación que tiene sobre la economía de la farmacia. Veamos algunos escenarios demostrados, sin profundizar mucho:

Demasiado inventario con baja rotación:

  • Equivalente a una gran cantidad de dinero bloqueado nada fácil de deshacer.
  • Equivalente a un coste extra de almacenamiento. Son recursos que se podrían utilizar, por ejemplo, para la formación de tu equipo, el lanzamiento de un nuevo servicio para tus pacientes, etc.
  • Equivalente a un mayor número de horas dedicadas a revisar el stock, lo que supone un coste extra de tiempo que podría estar dedicándose a otra tarea más productiva.
  • Equivalente a deudas externas si tuvieras que financiar el stock para mantener la viabilidad de tu farmacia; y como resultado obtenemos intereses, obligaciones de pago de cuotas, tensión en la tesorería, etc.

En cambio, muy poco stock es equivalente a aumentar el número de faltas en la dispensación, lo que se traduce en pacientes insatisfechos, pérdida de imagen y, finalmente, de facturación.

No es nada fácil encontrar el equilibrio.

Y estas sólo son algunas de las consecuencias relacionadas con la rentabilidad, mejor ni imaginarnos el desgaste que produce en el plano psicológico.

Prácticas a poner en marcha en cualquier farmacia

  1. Realizar inventarios de la farmacia recurrentemente, no sólo una vez al año.
  2. Analizar periódicamente los datos para evitar roturas de stock.
  3. Adquirir conocimientos sobre el método ABC y aplicarlos eficazmente.
  4. Conocer y familiarizarse con el stock sobrante para tenerlo bajo control.
  5. Planificar y sistematizar acciones concretas para disminuir el stock sobrante.
  6. Aplicar indicadores asociados a la gestión de almacén y seguirlos con lupa.

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1) Haremos contigo un análisis del nivel de gestión de tu farmacia (Autoevaluación).
2) Te elaboraremos un Plan de Acción personalizado según resultados.
3) Te lo enviaremos para que puedas ponerlo en práctica a tu ritmo.
4) Estaremos en contacto para resolver todas las dudas que te surjan.

Paso 3. Reducir los niveles de stock con seguridad

Los niveles de stock no se pueden modificar de cualquier manera ni dejar al azar. No debemos improvisar o actuar por intuición. Para esto existen indicadores que nos ofrecen números y cálculos que ayudan a tomar decisiones clave. Hoy empezamos por el primero.

Coeficiente de rotación anual (CR)

Vamos a aplicarlo:

  1. Elegimos/clasificamos el producto/s concreto/s queremos calcular el índice.
  2. Fijamos un periodo de tiempo determinado.
  3. Calculamos el coste total del producto/s vendido/s en ese tiempo.
  4. Dividimos ese coste total entre el valor promedio del inventario de dicho producto/s.
  5. El resultado de la división será el número de veces que se ha actualizado dicho producto/s a lo largo del tiempo elegido.

Veamos un ejemplo:

En este ejemplo hemos aplicado un periodo de 3 meses.

Se han vendido más productos de la línea “PARAF001” que el trimestre anterior y se han comprado menos, por lo que ha aumentado ligeramente el índice respecto al trimestre anterior en un 11,79% (ver flecha verde).

En cuanto a la línea “ESPEC001” hemos vendido prácticamente lo mismo que el trimestre anterior, sin embargo, se ha hecho un volumen de compra mayor aprovechando una oferta promocional de los laboratorios, de modo que el indicador ha disminuido en un 16,5%. Nos avisa de que la operación puede no salir bien o que tiene cierto riesgo, atención.

¿Cuál es la rotación ideal?

Cuanto mayor sea el índice de rotación, menos parado tendrás tu almacén. El comportamiento es el siguiente:

  • Si se reducen las ventas del producto pero se compra más, se reduce el índice.
  • Si se incrementan las ventas del producto y se compra menos, se incrementa el índice.

Debemos incrementar los índices para asegurarnos que el producto se actualiza y no se estanca en el almacén generando costes extras (los problemas que hemos mencionado en el Paso 2).

Te animamos a que averigües las rotaciones medias del resto de farmacias en las diferentes categorías o familias, esto te va a dar una visión del terreno muy óptima.

Paso 4. Incorporar este indicador al cuadro de mando

Antes de terminar, incorpora este nuevo indicador a tu cuadro de mando y haz un seguimiento exhaustivo y sistemático como hemos mostrado en el ejemplo. No lo pierdas de vista.

En caso de que todavía no cuentes con un panel de control, hazte con uno ahora y de forma sencilla. Es imprescindible para controlar la farmacia y no perder el rumbo.

Próximamente hablaremos sobre otros indicadores de almacén que es recomendable aplicar en la gestión de la farmacia, pero eso ya, es otra historia…

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