¿Los gastos de farmacia te ahogan? Empecemos con pequeños pasos

Debido al ajetreado día a día, muchos y muchas titulares sienten que pierden el control de los gastos de farmacia por la gran cantidad de pagos, rebasando límites que frecuentemente les acaban desbordando.

No se trata de saber de memoria la lista de gastos diarios, mensuales y trimestrales, pero tampoco de gestionar una farmacia sin una mínima estructura de los mismos y limitarnos a mirar en la cuenta bancaria a ver si hay más dinero que el mes anterior.

Aunque parezca que no es tan importante o una banalidad, un férreo control de los gastos puede suponer un tanto por ciento más en la facturación, o dicho de otra forma, mejorar automáticamente la rentabilidad de la farmacia.

Por eso, lo primero de todo:

  • Sensibilizarse y fijar una situación de partida real
  • «Echar el ancla» y sujetar la estructura de gastos de la farmacia

Paso 1. Hacer una lista de todos los gastos

En este post no vamos a entrar en detalles técnicos como «saber diferenciar entre un gasto fijo o uno variable», o «a qué áreas de la farmacia corresponden». No es el momento, esto lo veremos más adelante y aprenderemos a clasificarlos para ampliar su control.

Por ahora vamos a por lo sencillo.

Para empezar vamos a anotar en una hoja (o en tu programa del ordenador) todos y cada uno de los gastos “conscientes” que tienes en este momento en la cabeza.

Por ejemplo, los más habituales:

  • Nóminas de los empleados
  • Seguridad social y cuota de autónomos
  • Hacienda
  • Suministros (luz, agua, gas y teléfono) y mancomunidad
  • Compras de material de oficina
  • Compras de material de farmacia
  • Reparaciones de los equipos (neveras, ordenadores, aparatología…)
  • Limpieza
  • Actualizaciones de los software
  • Alarmas
  • Alquiler del local
  • Cuotas del colegio
  • Cuotas de otras asociaciones del sector a las que estés inscrito
  • Formación
  • Cuotas de préstamos bancarios
  • Intereses
  • Cuotas de servicios externos (asesoría, abogado…)
  • Notaría
  • Gastos comerciales y de publicidad
  • Clientes que todavía no han pagado
  • Seguros
  • Robos
  • Compras a laboratorios y proveedores
  • Impuestos (todos ellos)

Estos son muy habituales, pero estamos seguros que tendrás muchísimos más. Todos y cada uno de ellos merman la economía de la farmacia. Es fundamental añadirlos al listado y ponerles nombre y apellido.

Paso 2. Crear nuestra estructura de costes de la farmacia

Una vez que tengamos identificados todos los gastos los vamos a ordenar de una forma determinada para que no nos pillen desprevenidos. Lo mejor sería aplicar una tabla como esta:

Nombre gastoPosibilidad negociaciónPuntual o recurrenteFrecuencia de pagoFijo / VariableÁrea de gestión
 Alquiler     
 Seguros     
 Nóminas     

Comienza por las primeras cuatro columnas dejando el resto para más adelante. Lo principal ahora es hacernos conscientes de la situación y «echar el ancla».

  • Nombre de gasto: que sea sencillo y nos permita identificarlo rápido. Toma como referencia el listado que hemos descrito más arriba.
  • Posibilidad de negociación: pondremos un «SÍ» si es posible negociar con el acreedor en caso de un situación de extrema dificultad. Pondremos un «NO» en caso de que no sea posible re-negociar plazos.
  • Puntual o recurrente: como puntuales entendemos los gastos excepcionales o aquellos no sujetos a una cotidianidad evidente (sin importar si están asociados o no a la actividad intrínseca de la farmacia).
  • Frecuencia de pago: cada cuánto tienes que realizar el pago del gasto: frecuencia semanal, mensual, trimestral, anual…

Es posible que muchos y muchas ya dispongáis de un Excel donde anotáis los gastos como si llevarais vuestra “propia contabilidad”. Esto es ideal para agilizar el proceso, pero no suficiente. No olvidéis asociarlos a los términos de la tabla, más adelante se comprenderá el porqué. En artículos futuros ahondaremos en la forma de gestionar los gastos con mayor detalle.

Paso 3. Sistematizar la tarea de medir los gastos

No es suficiente revisar los gastos una vez al año. Es vital que los gastos se controlen mensualmente y se revise periódicamente si la estructura de gastos ha cambiado respecto a meses anteriores, o actualizarla con los que vendrán en el futuro.

En nuestro inventario de tareas tenemos que reflejar todas estas nuevas tareas y reservarnos un par de horas semanales exclusivamente para hacerlas. A poder ser el mismo día y hora; y registrarlo en la agenda. En caso de que lo delegues en otra persona del equipo será ella quien asuma la responsabilidad, aunque es muy conveniente que todo el equipo se sensibilice con el impacto que generan los gastos sobre la rentabilidad de la farmacia y lo comprenda.

Paso 4. Supervisar los indicadores de farmacia

Ahora que ya tenemos la lista completa de gastos bien controlada con una sencilla tabla, es momento de ponerles números. Todos los gastos tendrán que acabar alimentando de alguna u otra manera una serie de indicadores de farmacia que introduciremos en el cuadro de mando, y de forma automática tenemos que poder observar el impacto sobre el margen y la rentabilidad.

Ejemplo: Gráfica comparativa de la evolución del indicador de compras a laboratorios.

Además, el indicador nos abrirá la puerta a mejorar poniéndonos objetivos para reducir o prescindir de los gastos si la situación supera ciertos límites que requieren pasar a la acción.

En próximos post profundizaremos un poco más en la tipología de gastos, su temporalidad y su organización por áreas de gestión. También descubriremos qué indicadores nos pueden ser útiles y cómo trabajarlos.

Pero eso ya, es otra historia…

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