Gestionar una farmacia a través del método ABC, claves para optimizar tu almacén, I

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Hoy queremos abordar la gestión de almacén, un ámbito fundamental e imprescindible para mejorar la rentabilidad de nuestra farmacia. Es una de las áreas de gestión críticas y a la que menos tiempo de reflexión se dedica -generalmente- en las farmacias.

Vamos a publicar varios post sobre este ámbito para lograr una mayor profundización. Hoy empezamos con el primero. Qué es el método ABC y cómo familiarizarse poco a poco.

Paso 1. Comprender el sentido del método

En el “Método ABC” la organización de los productos no es baladí, este sistema nos va a ayudar a clasificar nuestros artículos por su valor de uso, que es la forma más extendida a la hora de organizar un almacén, cumpliendo la siguiente regla estadística estándar:

  • Grupo A: Compuesto por el 20% de nuestros productos y que representan el 80% de las ventas – Alta rotación.
  • Grupo B: Compuesto por el 30% de nuestros productos y que representan el 15% de las ventas – Media rotación.
  • Grupo C: Compuesto por el 50% de nuestros productos y que representan el 5% de las ventas – Baja rotación.

Reflexión: Por ejemplo, si el grupo C acumula un valor demasiado grande, algo nos dice que hay un excesivo producto parado (y posiblemente de gran inversión) y tenemos que tomar acción para darle salida.

Paso 2. Fijar la situación de partida

Es probable que el software de gestión de farmacia que utilices en tu día a día te elabore esta clasificación de forma automática. Pregunta a tu técnico del software en caso de que tengas dudas sobre cómo activarlo.

De esta forma obtendrás una fotografía en tiempo real de tu inventario que te ayudará a establecer cierto control y pensar dónde poner el foco, principalmente:

Ejemplo: inventario ordenado mediante el Método ABC
Ejemplo: gráfico de la curva ABC

Todavía no hagas ningún plan, es fundamental hacer un seguimiento de la evolución los indicadores en el tiempo (Paso 4). (Recuerda los indicadores que no pueden faltar).

Paso 3. Establecer una temporalidad

Hay que recalcar que, para que este método funcione, debemos realizarlo considerando un periodo determinado. Sin importar cuál sea el estado de tu almacén, es recomendable realizar un seguimiento trimestral -o incluso mensual- para aplicar cambios adecuados y tenerlo más o menos siempre bajo control.

Reflexión: No es lo mismo la fotografía realizada a mediados de diciembre que la de mediados de agosto. No tenemos el mismo stock y posiblemente nuestras categorías estratégicas cambien.

Paso 4. Hacer un seguimiento periódico

Llega el momento de medir, es decir, recabar datos de forma periódica y sistemática. Sin ellos no podemos tomar decisiones basadas en evidencias. Por ejemplo, haciendo este ejercicio al final de cada mes y su posterior seguimiento trimestral, nos va a permitir:

  • Plantearnos iniciativas para reducir al máximo el grupo C y comprobar si lo estamos consiguiendo.
  • Plantearnos iniciativas para pasar productos del grupo B al A, y hacerlos rotar más.
  • Ver la evolución de cada grupo –por separado- con el paso del tiempo.
  • Analizar los cambios de cada grupo respecto a mismos espacios de tiempo anteriores.

Reflexión: Los datos del almacén están estrechamente relacionados con nuestra gestión de compras. ¿Estamos comprando de forma correcta? ¿Estamos acumulando cada vez más inversión y esta no se ve reflejada en la evolución de ventas?

Es posible que tras aplicar el método detectes errores estructurales en tu almacén, no te desanimes porque tiene su parte positiva: habrás detectado áreas de mejora que puedes anotar en el Plan de Mejora.

Próximamente publicaremos un nuevo post dentro de esta mini serie de Gestión de Almacén sobre “Cómo detectar los productos olvidados de alto valor, claves para optimizar tu almacén II”, que te permitirá marcarte objetivos para poner solución a muchos problemas habituales de almacén.

Pero eso será ya otra historia, para otro día…

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