Detectar los productos olvidados, claves para optimizar tu almacén II

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Hace unos días te introducíamos en el Método ABC como técnica de gestión y clasificación de inventarios y hoy vamos un poco más allá, nos centraremos en cómo enfocarlo según el valor de venta de tus productos.

Es esencial que lo realices para detectar posibles errores estructurales que posiblemente hayan pasado desapercibidos. Lo que se conoce como “stock ciego”.

Paso 1. Acceder al listado de productos

En primer lugar debemos trabajar con el inventario que arroja tu software de gestión y filtrarlo por precio unitario por producto. Para trabajar mejor con los datos, nosotros recomendamos exportarlos y hacer los cálculos que se necesiten en Excel. Hoy nos centramos en los elementos “Valor unitario (PVP)” y “Valor total”.

Paso 2. Priorizar por los productos de alto valor con baja rotación

Si ordenas los productos de mayor a menor valor, tanto unitarios como totales, verás que se descubren muchos productos “olvidados” estancados en el grupo C o D. ¿Cómo ha ocurrido esto? Es posible que nuestro ajetreado día a día los haya enviado a un tercer plano.

Por eso insistimos en la importancia de una correcta gestión de compras de farmacia. Aprovechamos para citar algunas acciones que hay que intentar evitar:

  • Compras impulsivas sin tener en cuenta la estacionalidad ni recurrencia.
  • Compras que no estén asociadas a las necesidades de nuestros clientes y pacientes.
  • Operaciones forzosas (aquel comercial al que compraste hace dos meses unos productos de difícil salida y sólo aumentan el valor de tu almacén).
  • Ejecutar volúmenes de compra grandes de productos de categoría B o C.

Paso 3. Clasificar y separar los productos

Ya nos hemos hecho conscientes de que es la ocasión para empezar a reorganizar el almacén. Incluye a tu equipo, es importante que sientan la necesidad de gestionar correctamente el stock de la farmacia y qué ocurre si no se hace.

Establece unos criterios:

  • Productos que intentaste vender en un momento concreto y no se pudo.
  • Productos estacionales que compraste a buen precio para cuando llegue el momento.
  • Productos con alto margen pero asociados a unas promociones concretas sin devolución a medio/largo plazo -y está resultando difícil venderlos-.
  • Productos “invisibles” a los ojos del cliente y que precisan una mayor exposición. (Muy importante: cómo mejorar la gestión por categorías).

Ahora crea una pequeña tabla con la siguiente estructura y compártela con tu equipo.

CódigoProductoCategoríaValor Cuota inventarioAcciones a realizar

Sobra decir que, en primer lugar, el apartado más importante es el de “Acciones a realizar”. Tenemos que tener muy claro cómo vamos a optimizar el almacén o no lo conseguiremos nunca.

Paso 4. Diseñar y esbozar un plan de acción

Como todo plan de acción debe tener acciones concretas, fechas de realización asignadas y el nombre de las personas que ejecutarán cada tarea. Trabajar en equipo puede aportarte un valor diferencial si cada profesional aporta ideas para enfocar la comercialización de los productos estancados.

Aquí es muy valioso que tengas una buena relación con tus alianzas clave para que te ayuden a dar salida los productos con relativa agilidad.

Algunas acciones como ejemplo

  • Lanzar promociones especiales muy detalladas siguiendo un plan de comunicación y venta concreto.
  • Realizar ventas cruzadas siempre de forma favorable al cliente o paciente, estudiando bien tu propuesta de valor y las necesidades de los clientes.
  • Reestructurar el escaparate con los productos “olvidados” y sus promociones, y activar los indicadores asociados.
  • Contactar con proveedores asociados a dichos productos y revisar las condiciones de devolución y plazos.
  • Buscar apoyo en tu red de farmacias amigas, tal vez puedan acoger parte de tus productos y comercializarlos a su clientela (cumpliendo siempre con la ley y normativas vigentes).

No olvides que estas tareas repercutirán en el inventario de tareas de tus empleados; anótalas y añádelas a cada ámbito de gestión que se vea afectado (gestión de almacén, gestión de ventas, marketing, alianzas…).

Y por último, ten en cuenta que esta actividad “extra” de tu farmacia va a alterar un poco los indicadores de tu panel de control, mayormente los del ámbito de ventas y almacén. En caso de que todavía no cuentes con un panel de control, hazte con uno rápidamente y de forma sencilla. Es fundamental, imprescindible.

Próximamente publicaremos un nuevo post dentro de esta pequeña serie de Gestión de Almacén de farmacia sobre “Cómo reducir los niveles de stock con seguridad, claves para optimizar tu almacén III”, que junto a la clasificación ABC te va a dar una visión más sólida de este ámbito de farmacia.

Pero eso ya, es otra historia…

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