¿Cómo organizar las tareas de forma eficaz?

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¿El volumen de trabajo diario hace que se me olviden «pequeñas tareas» que a corto plazo me generan incidencias o problemas?

Si la respuesta es (en algunos casos gana por «mayoría abrumadora»), lo que procede es tener una metodología para tener controladas todas las tareas que se tienen que realizar en mi farmacia de forma recurrente o periódica.

Si a esto le aplicamos algo de tecnología el resultado será que no habrá que recordar a nadie lo que tiene que hacer. Y por lo tanto la seguridad de que todo lo que hay que hacer está en la responsabilidad de alguna persona del equipo.

Una cosa tienes que tener clara:

Las tareas no se hacen solas.

La nevera no se llena sola. «Alguien» se preocupa de ver qué falta para reemplazarlo a tiempo.

El proceso que hay que seguir es muy concreto.

Vamos con un resumen de acciones que tienes que poner en práctica en tu farmacia cuanto antes.

Paso 1. Inventario de tareas

¿Cómo realizamos nuestro Inventario de tareas?

Utilizando una plantilla adecuada, todas las personas de la farmacia «declaran voluntariamente» las tareas que se ocupan de realizar en su día a día. O por lo menos las que recuerden en el momento de apuntarlas.

Este primer paso empieza facilitando a los empleados de tu farmacia dicha plantilla, y consensuar una fecha, no muy lejana, más o menos 1 semana, para que puedan ir apuntando todas las tareas que realizan.

Esa semana tienen que estar concienciados/as de que deben apuntar todo lo que hacen, por si descubren alguna tarea en la que no habían caído y no la habían anotado.

En tu casa seguro que lo haces.

Y en tu farmacia, ¿por qué no?

¡Recomendación!

En nombre de la actividad o la tarea tiene que ser corto y claro. Es decir: un verbo y un complemento directo. En la «DESCRIPCIÓN» (si crees que es necesaria), anota el «Cómo» hacer esa tarea. Recuerda que tiene que aportar algo, escribir por escribir es perder el tiempo.

Fijaros en la columna «FCE». Ahí debéis anotar lo que sea necesario tener o hacer para poder realizar esa tarea correctamente. Recuerda: rellenar esta casilla sólo si es necesario.

Paso 2. Agrupar esas tareas por bloques

Cuando cada persona de tu equipo haya entregado su lista de tareas completa, es el momento de volcarlas a un espacio común para empezar a detectar “incoherencias” del estilo:

  • Tareas que sabemos que se hacen, pero que no las «declara» nadie.
  • Tareas que las realizan varias personas y de formas diferentes.
  • Tareas que directamente no sabemos que se tienen que hacer.

Una vez filtradas con los criterios de arriba hacemos un pequeño resumen para poder mejorar “esas incoherencias”. Se trataría de agruparlas por bloques.

Fijaros en el formato en el que volcamos las tareas de todos/as y las agrupamos por bloques.

En tu casa seguro que lo haces.

Y en tu farmacia, ¿por qué no?

¡Recomendación!

Aprovechando que ya estáis efectuando este trabajo, es muy importante que podáis asignar el tiempo que se dedica a cada tarea y con qué frecuencia se realiza (o se debe realizar).

El siguiente paso es empezar a ajustar el «cómo se hace cada tarea».

Pero eso será ya otra historia, para otro día…


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