Cómo clasificar y ordenar todos los gastos de la farmacia II

Muchos titulares de farmacia con los que trabajamos nos revelan que la gestión de los gastos es una de las áreas que más quebraderos de cabeza les trae y más repercute en su rentabilidad. Por eso hace unas semanas escribimos un post sobre cómo empezar a controlarlos poco a poco, sin volverse locos.

⚠️ Es necesario que planifiques y prepares bien la reunión con tu asesoría para que los datos estén alineados en ambas direcciones y sea mas fácil tenerlos controlados. En otro artículo hablaremos sobre esto.

Hoy vamos a ir un paso más allá. Una vez que ya tengas esa lista de todos tus gastos vamos a clasificarlos de diferentes formas. (Si no tienes todavía la lista de gastos de tu farmacia, pincha en este enlace para seguir los pasos y hacerla).

Paso 1. Comprender formas de clasificar los gastos

Si ya leíste nuestro post tendrás una lista parecida a esta completamente rellena con un inventario completo de todos los gastos que tienes en tu farmacia en una tabla como esta:

Nombre del gastoPosibilidad negociaciónPuntual o recurrenteFrecuencia de pago
Gasto 1
Gasto 2
Gasto 3

Si ya tienes la lista elaborada, nos ponemos manos a la obra para ordenarlos y organizarlos para su mejor tratamiento posterior. Recuerda: se trata de facilitarnos la toma de decisiones y optimizar al máximo la gestión de la oficina de farmacia. Veamos dos métodos básicos de clasificación de gastos para tu farmacia.

Veamos dos métodos básicos de clasificación de gastos para tu farmacia.

Por área de gestión o ámbito de actuación

En primer lugar, tendríamos la clasificación por el área de gestión o ámbito de actuación al que pertenecen. Genéricamente para una farmacia serían los siguientes:

  • Gastos de ventas y clientes
  • Gastos de stock y compras
  • Gastos financieros
  • Gastos de mantenimiento y limpieza
  • Gastos técnicos
  • Gastos de marketing
  • Gastos de personal

Esta opción es muy buena para visualizar, de un vistazo, la estructura de costes de cada “departamento” dentro de nuestra farmacia. Orden y control.

Veamos otra forma muy útil de clasificación.

Por variabilidad

En este segundo caso los catalogaríamos por su forma de “variar” en la farmacia. Son los gastos fijos y los gastos variables.

¿Cómo diferenciarlos?

Los gastos fijos se mantienen estables y debes afrontarlos aunque la actividad de la farmacia se detenga y no haya ventas.

Los gastos variables cambian con la actividad de la farmacia, y sólo incurrirás en ellos cuando dicha actividad se realice (es decir, cuando haya ventas).

Por ejemplo:

  • Gastos fijos: luz, teléfono, alquiler del local, sueldos y salarios -siempre que no estén asociados a objetivos de ventas-, cuotas de seguros, etc.
  • Gastos variables: compras y stock, marketing, financieros (algunos), etc.

¿Qué es lo recomendable?

Incurrir en la menor cantidad de gastos fijos posibles y reducirlos al máximo dentro de lo posible para no sobrecargar la estructura de costes de la farmacia.

Y, por otro lado, controlar los gastos variables, pues incrementarán al aumentar la facturación -siempre y cuando se ejecuten correctamente-.

Paso 2. Clasificar y organizar tu lista de gastos

Ahora que ya conoces dos formas de clasificar tus gastos, añade una variable a tu listado de gastos e identifica cuáles son fijos y cuáles son variables. Hazlo rápido, averiguando si tiene relación directa con la actividad propia de la farmacia. Después, comienza a agruparlos por áreas de gestión para estructurarlos correctamente.

Paso 3. Construir los indicadores

Ahora que ya tienes más clara la organización interna de tus gastos, empieza a construir tus indicadores financieros para introducirlos en el Cuadro de Mando. Algunos posiblemente sean Indicadores Clave (KPI) y notes que debes supervisarlos con una mayor atención.

⚠️ ¡No los pierdas de vista! Establece una periodicidad de medición superior y reúnete con tu equipo para hacer un seguimiento quincenal o mensual.

Al tenerlos organizados por áreas de gestión tu visión global de tu farmacia aumentará, y por lo tanto podrás detectar puntos críticos donde aplicar acciones de mejora con mayor eficacia.

Como decíamos en el artículo anterior, el indicador te abrirá la puerta a mejorar, ponerte objetivos para reducir o prescindir de ciertos gastos si la situación está superando ciertos límites que requieren tomar acción.

Pero eso ya, es otra historia…

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